Tema
Administração
A administração da Paralela reúne o gerenciamento de usuários, permissões, filas de atendimento e configurações gerais da empresa. Este guia cobre cada uma dessas funcionalidades.
Usuários
A tela de usuários permite cadastrar e gerenciar os membros da sua equipe.
A lista é paginada: use a barra no rodapé para trocar de página e escolher quantos usuários aparecem por vez (5, 10, 20 ou 50). O mesmo vale para as listas de Empresas e de Pedidos.
Cadastro de usuários
Para adicionar um novo usuário, clique em Adicionar usuário e preencha os campos:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome completo do usuário |
| Email de acesso ao sistema | |
| Senha | Senha de acesso |
| Cargo | Define quais permissões o usuário terá |
| Conexão Padrão | Conexão WhatsApp padrão do usuário |
Permissões por usuário
Na aba Permissões do cadastro de usuário, você pode configurar acessos individuais:
- Visualizar chamados sem fila -- permite ver tickets que não estão atribuídos a nenhuma fila
- Ver conversas de outras filas -- acesso ao histórico de conversas fora das filas do usuário
- Ver conversas de outros usuários -- visualizar atendimentos de colegas
- Permitir fechar tickets pendentes -- autoriza o encerramento de tickets em status pendente
- Ver Dashboard -- acesso ao painel de indicadores
- Ver Painel de Atendimentos -- acesso ao monitoramento em tempo real
- Permitir ações nas conexões -- gerenciar conexões WhatsApp
Horários de trabalho
Na aba Horários, defina o início e fim do expediente do usuário. Fora desse horário, o usuário não receberá novos atendimentos pelo rodízio automático.
Ações disponíveis
- Ativar/desativar um usuário sem excluir seu cadastro
- Forçar troca de senha no próximo login
- Exigir autenticação em duas etapas (2FA) para o usuário
Cargos e Permissões
Cargos definem o que cada usuário pode acessar no sistema. Acesse em Cargos e Permissões no menu de administração.
Como funciona
Cada cargo possui uma matriz de permissões organizada por recurso e ação:
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Visualizar | Ver registros e listar informações |
| Criar | Adicionar novos registros |
| Editar | Alterar registros existentes |
| Excluir | Remover registros |
Recursos disponíveis
As permissões cobrem todos os módulos do sistema, incluindo: tickets, contatos, filas, tags, conexões, campanhas, fluxos, relatórios, configurações da empresa, entre outros.
Criando um cargo
- Clique em Adicionar na tela de Cargos e Permissões
- Defina um nome para o cargo (ex.: "Supervisor", "Atendente", "Gestor")
- Marque as permissões desejadas para cada recurso
- Salve o cargo
Regras importantes
- O perfil super tem acesso total ao sistema e não pode ser editado
- Um usuário pode ter um cargo atribuído
- As filas acessíveis pelo usuário podem ser definidas pelo cargo
Filas
Filas organizam os atendimentos por departamento ou tema, direcionando as conversas para os atendentes corretos.
Criando uma fila
Clique em Adicionar fila e preencha:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome da fila (ex.: "Suporte", "Vendas", "Financeiro") |
| Cor | Cor de identificação visual |
| Mensagem de saudação | Mensagem automática enviada quando o cliente entra na fila |
Atribuição de atendentes
- Vincule atendentes a filas no cadastro do usuário ou diretamente na configuração da fila
- Atendentes só visualizam conversas das filas em que estão vinculados
- Configure o rodízio automático para distribuir atendimentos entre os agentes da fila
Vínculo com assistentes de I.A.
Você pode vincular um assistente de I.A. a uma fila. Quando um novo atendimento chegar nessa fila, o assistente será o primeiro a responder, transferindo para um humano quando necessário.
Limites do plano
O número máximo de filas depende do seu plano contratado. Ao atingir o limite, será necessário fazer upgrade (veja os planos da Paralela).
Tags e Categorias de Tags
Tags são marcadores usados para classificar tickets e contatos em todo o sistema. A tela de Tags reúne tags e categorias em uma única visualização agrupada.
Criando tags
- Acesse a tela de Tags no menu de configurações
- Clique em Nova tag no cabeçalho (ou no "+" de uma categoria para já criar dentro dela)
- Defina o nome e a cor da tag
- Clique em Adicionar. Ao editar uma tag que já existe, o botão é Salvar
Categorias de tags
As categorias são criadas e gerenciadas na mesma tela de Tags — não há página separada:
- Clique no ícone de pasta no cabeçalho para criar uma nova categoria
- Cada categoria aparece como um bloco contendo suas tags como chips
- Use o menu da categoria (três pontos) para editar ou excluir
- Arraste um chip de tag de uma categoria para outra para reorganizar
Edição rápida de tags
- Clique em qualquer chip de tag para abrir o editor rápido
- Renomeie, troque de categoria, abra a edição completa, veja contatos ou exclua
- Use o campo de busca no topo para filtrar tags por nome em todas as categorias
Uso das tags
- Aplicar tags em tickets durante o atendimento
- Filtrar contatos e conversas por tags
- Usar tags em relatórios e dashboards
- Configurar automações baseadas em tags (ex.: nos fluxos e assistentes de I.A.)
Mensagens Rápidas
Mensagens rápidas são modelos de texto prontos para uso durante os atendimentos, agilizando respostas frequentes.
Criando uma mensagem rápida
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Atalho | Código curto para acionar a mensagem (ex.: /saudacao) |
| Mensagem | Texto da resposta |
| Arquivo | Anexo opcional (imagem, documento) |
| Categoria | Agrupamento por tema |
| Visibilidade | Visível para todos os usuários ou apenas para você |
Como usar
Durante uma conversa, digite / seguido do atalho da mensagem. O sistema exibirá as opções disponíveis para seleção.
Permissões
- Mensagens com visibilidade pública podem ser vistas por toda a equipe
- A opção "Permitir editar" define se outros usuários podem alterar a mensagem
Motivos de Encerramento
Motivos de encerramento são as razões que o atendente deve selecionar ao fechar um ticket. Servem para gerar relatórios sobre os tipos de resolução.
Configuração
- Acesse Motivos de Encerramento no menu de configurações
- Adicione os motivos relevantes para sua operação (ex.: "Resolvido", "Sem resposta", "Duplicado", "Transferido")
- Nas configurações gerais, ative a opção Encerramento com motivo para tornar obrigatória a seleção de um motivo ao fechar tickets
Uso em relatórios
Os motivos de encerramento aparecem nos relatórios de atendimentos, permitindo análises sobre os padrões de resolução da equipe.
Configurações da Empresa
Acesse Dados da Empresa para gerenciar as informações cadastrais e preferências gerais.
Informações básicas
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome Fantasia | Nome comercial da empresa |
| CNPJ | Documento de identificação |
| Fuso Horário | Fuso horário usado pelo sistema e pela I.A. |
Contato financeiro
Preencha email e telefone de contato para assuntos financeiros.
Aparência
Personalize a identidade visual do sistema:
- Logotipo da empresa
- Cores e tema (claro ou escuro)
- Configurações de whitelabel (marca própria)
Horário de expediente
Defina os horários de funcionamento da empresa. A I.A., os follow-ups e os agendamentos respeitam esse horário. Fora do expediente, o sistema pode enviar mensagens automáticas informando o cliente.
Email (SMTP)
Configure o servidor de email para envio de campanhas e notificações. Defina nome e endereço do remetente.
Configurações Avançadas
A área de configurações avançadas reúne parâmetros de comportamento do sistema, acessíveis apenas para administradores.
Exemplos de configurações
- Tempo para criar novo ticket após encerramento do anterior
- Limite de envios consecutivos do chatbot
- Mensagem de encerramento por inatividade
- Configurações de grupo (comportamento em grupos do WhatsApp)
- Configurações de webchat (aparência e comportamento do widget)
Essas opções impactam o funcionamento geral do sistema e devem ser alteradas com cuidado.
Informativos
Informativos permitem enviar avisos internos para toda a equipe diretamente pelo painel.
Criando um informativo
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Título do comunicado |
| Texto | Conteúdo da mensagem |
| Prioridade | Alta, Média ou Baixa |
| Status | Ativo ou Inativo |
| Arquivo | Anexo opcional |
Gerenciamento
- Informativos ativos aparecem para todos os usuários ao acessar o sistema
- Altere o status para Inativo quando o comunicado não for mais relevante
- Use a prioridade para destacar mensagens urgentes
Lista de Arquivos
A lista de arquivos permite organizar documentos e materiais que podem ser usados pelos assistentes de I.A. como base de conhecimento.
Como funciona
- Crie uma nova lista de arquivos clicando em Adicionar
- Faça upload dos documentos relevantes
- Adicione uma descrição clara para cada arquivo -- isso ajuda a I.A. a utilizar o conteúdo corretamente
- Vincule a lista de arquivos a um assistente de I.A. nas configurações do assistente
Boas práticas
- Mantenha os arquivos atualizados com informações corretas
- Use descrições detalhadas para que a I.A. saiba quando consultar cada documento
- Organize por tema em listas separadas
Plano e Assinatura
Acesse Meu Plano para visualizar informações sobre sua assinatura.
Informações disponíveis
| Item | Descrição |
|---|---|
| Plano atual | Nome e detalhes do plano contratado |
| Limites | Quantidade máxima de usuários, filas, conexões e outros recursos |
| Validade | Data de expiração da assinatura |
| Valor | Valor base do plano e custos adicionais |
Limites do plano
Cada plano define limites para recursos como:
- Número de usuários
- Número de filas
- Número de conexões WhatsApp
- Funcionalidades disponíveis
Ao atingir um limite, o sistema exibirá uma mensagem informando a necessidade de upgrade.
Pagamento de faturas
As faturas da assinatura podem ser pagas pelos seguintes métodos, conforme a disponibilidade do seu plano:
| Método | Como funciona |
|---|---|
| Cartão de crédito | Pagamento aprovado na hora; com opção de renovação automática mensal |
| PIX | QR Code e código copia-e-cola gerados na finalização; aprovação imediata |
| Boleto | Boleto com vencimento em 3 dias; pagamento confirmado em até 2 dias úteis |
Ao pagar com boleto, o sistema exibe o link para visualização do boleto e a linha digitável para copiar. O acesso é liberado automaticamente após a confirmação do pagamento pelo banco.
Aviso de vencimento no navegador
Quem é administrador ou tem a permissão Gerenciar financeiro recebe um aviso no navegador quando uma fatura em aberto chega perto do vencimento: 3 dias antes, 1 dia antes, no dia, e 1 e 3 dias depois de vencida. O aviso sai uma vez por etapa, a partir das 9h, e ao clicar abre a aba de cobrança em Meu plano.
O aviso só chega para quem permitiu as notificações do navegador na Paralela.
Tela Financeiro
Disponível apenas para o perfil super, a tela Financeiro tem duas abas: Faturas, para o dia a dia de cobrança, e Carteira, para a visão por cliente.
Aba Faturas
Lista todas as faturas, com filtros por status, empresa e período de vencimento. Acima da lista ficam quatro indicadores, e cada um usa uma data diferente, porque respondem a perguntas diferentes:
| Indicador | O que mede | Data usada |
|---|---|---|
| Recebido no período | Dinheiro que efetivamente entrou | Data de pagamento |
| A receber no período | Faturas em aberto que ainda não venceram | Vencimento |
| Em atraso | Tudo em aberto e vencido, acumulado até hoje | Vencimento anterior a hoje |
| Cancelado / estornado | Faturas canceladas ou devolvidas | Vencimento |
Cada indicador mostra a base de cálculo abaixo do valor, para que não reste dúvida sobre o que ele conta.
O indicador Em atraso ignora de propósito o período selecionado: dívida não deixa de existir porque o mês virou. Os outros três acompanham os filtros da tela — mudou o período ou a empresa, os números mudam junto.
O filtro de status Vencido considera a data de vencimento, e não apenas o status gravado na fatura. Isso importa porque a maioria das faturas vencidas continua com status "Pendente" até que o gateway avise o contrário.
Aba Carteira
Mostra a base por empresa, e não por fatura. É a única forma de enxergar quem simplesmente parou de renovar: um cliente que abandona o serviço não gera fatura cancelada, então ele não aparece em nenhuma consulta que parta da lista de faturas.
Os quatro indicadores somam a receita mensal recorrente de cada situação:
| Indicador | Quem entra |
|---|---|
| MRR ativo | Empresas ativas com assinatura em dia |
| MRR vencido | Empresas ativas cujo vencimento já passou — o acesso continua liberado |
| MRR cortesia | Empresas sem vencimento ou com data muito distante; nunca geram fatura |
| MRR perdido | Empresas desativadas, somando as três faixas de churn |
Abaixo dos indicadores, a carteira é quebrada em grupos expansíveis. Os grupos acionáveis — Ativas vencidas e Churn até 60 dias — já vêm abertos. O churn é separado em até 60 dias, de 61 a 180 e acima de 180, porque a conversa de recuperação é diferente em cada faixa.
Planos anuais são convertidos para valor mensal (valor dividido por 12). Quando a empresa tem valor mensal customizado, ele prevalece sobre o preço do plano.
Contas internas
Empresas de teste, demonstração e cortesia distorcem qualquer número de receita. Para evitar isso, o cadastro da empresa tem a opção Conta interna.
Contas marcadas assim ficam de fora dos indicadores das duas abas por padrão. O botão Incluir contas internas, no topo da tela, traz essas contas de volta quando você precisar conferir a base completa.
Usuários Técnicos
Usuários técnicos são contas especiais criadas para integração via API. Essa funcionalidade está disponível apenas para o perfil super.
Criando um usuário técnico
- Acesse Usuários Técnicos no menu de administração
- Clique em Adicionar Usuário Técnico
- Preencha nome e email
- Defina uma senha para autenticação via API
- Selecione as empresas autorizadas e os cargos correspondentes
Características
| Item | Descrição |
|---|---|
| Empresas autorizadas | O usuário técnico pode acessar múltiplas empresas |
| Cargos por empresa | Defina permissões diferentes para cada empresa |
| Uso | Autenticação em integrações externas e chamadas de API |
Segurança
- Mantenha as credenciais de usuários técnicos em local seguro
- Revise periodicamente os acessos concedidos
- Exclua usuários técnicos que não estejam mais em uso